Configurar los usuarios

Una de las herramientas a las que tendremos acceso si nuestro usuario tiene permisos de Administrador de grupo es la de Usuarios. En esta segunda parte del artículo veremos el resto de apartados y opciones que podemos configurar con ella. Si no has visto la primera parte de este tutorial, te recomendamos que la consultes para introducirte en el tema.

Crear usuarios

Desde la página principal de la herramienta de Usuarios, clicando en el botón Añadir usuario nos aparece una ventana emergente desde la que podemos crear un perfil nuevo. Se trata de una ficha completa donde podemos introducir todos los datos del usuario. Algunos de los datos básicos pueden ser modificados posteriormente por el propio usuario, como la foto de perfil, el nombre y apellidos o el correo electrónico.

Los campos más destacables son:

Nombre de usuario: no podrá ser modificado una vez creado el usuario, ni por los propios administradores.
Grupos: en este campo indicamos la organización a la que pertenece el usuario. Sólo se puede asignar usuarios a las organizaciones que administremos.
Line manager: se refiere al responsable o gerente de ese usuario. Este debe estar inscrito también como usuario en la plataforma para poder seleccionarlo en el menú desplegable. Este es un campo meramente informativo, no cambia ningún comportamiento, y no es obligatorio cumplimentarlo.
Roles: aquí determinaremos el tipo de usuario, y por tanto los permisos que tendrá sobre la instancia: administrador, administrador de grupo, autor, validador o usuario (alumno).

Una vez completados los campos necesarios, en la parte inferior podemos marcar dos flags:

Activar, si queremos que el usuario esté disponible en la instancia de forma inmediata.
Enviar correo de bienvenida, que genera un email automático notificando al usuario la nueva alta.

Por último guardaremos el nuevo usuario clicando el botón Crear.

Enviar un correo de bienvenida

Si hemos olvidado marcar el flag para generar el mensaje automático de aviso al nuevo usuario, podemos usar esta opción, accediendo a la página del usuario en concreto y haciendo clic en el botón Enviar correo de bienvenida de la parte superior central.

Editar los datos de un usuario

Accediendo a la página de cada usuario, clicando en el botón Editar, tendremos acceso a la ficha de configuración donde podremos modificar los datos del perfil, incluidas las organizaciones a las que pertenece. También se puede editar los perfiles de otros administradores de grupo y las organizaciones que administra, pero no revocarle los permisos de administrador.

Cambiar la contraseña de un usuario

Accediendo a la página de cada usuario, clicando en el botón Cambiar contraseña podemos cambiar el password que utiliza para acceder a la plataforma. Esta función es muy practica en el caso de que un usuario contacte con nosotros porque haya olvidado su contraseña, y no sea capaz de solicitar una nueva a través de la función de recuperación de la Página de acceso.

El botón de cambio de contraseña no estará disponible para los usuarios con rol de administrador. En ese caso no podremos modificar su password.

Eliminar un usuario del grupo

Accediendo a la página de cada usuario, clicando en el botón Eliminar de grupos, podremos excluir al usuario de la organización que administremos. Está función es válida para cualquier usuario, incluidos otros administradores.

Cabe señalar que con esto no eliminaremos su perfil de la instancia. Seguirá activo, simplemente le excluiremos de la actividad de la organización.

Desactivar un usuario

Accediendo a la página de cada usuario, clicando en el botón Desactivar estaremos suspendiendo temporalmente la actividad de ese perfil en la instancia. Seguirá existiendo, su información permanecerá en la instancia, pero no podrá acceder hasta que un administrador vuelva a activar su perfil. En la lista de Usuarios, en la miniatura de su perfil veremos un indicativo de que está “INACTIVO”.

El botón de desactivar no estará disponible para los usuarios con rol de administrador. En ese caso no podremos desactivar su perfil.

Eliminar un usuario

Con los permisos de administrador de grupo no es posible eliminar por completo a un usuario de la instancia. Esta función corresponde sólo a un Administrador. Sin embargo, si queremos excluirlo de la actividad de la organización tenemos a nuestra disposición las funciones de Eliminarlo del grupo o Desactivarlo.

Recuerda consultar la primera parte de este artículo para más información acerca de la herramienta de Usuarios y su interfaz principal.