Usuarios y Organizaciones

En este post vamos a ver paso a paso como aprovechar la funcionalidad de Multi-organización para crear los Usuarios y Organizaciones que formarán parte de nuestra corporación, y entre los que distribuiremos los contenidos formativos. Para ello utilizaremos la herramienta de Configuración, que encontraremos en la Pantalla de inicio.

Recuerda que para utilizar la herramienta de Configuración y poder crear la estructura de Organizaciones y Subgrupos es necesario acceder a la Instancia con un usuario que tenga permisos de Administrador.

Si observamos su interfaz, en el menú de apartados situados a la izquierda nos encontraremos con los dos primeros, que serán los que utilicemos para estos primeros pasos:

Usuarios: para la creación y configuración de todos los perfiles (administradores, autores y alumnos) que van a integrar nuestras organizaciones.
Grupos: para la creación de las distintas organizaciones y subgrupos que se integrarán dentro de nuestra instancia.

Usuarios

Accediendo al apartado Usuarios, nos entramos con una vista general de todos los usuarios existentes. En la parte superior izquierda de esta lista se encuentra el botón + Crear usuario, que emplearemos para generar un nuevo perfil.

Tras hacer clic en él, nos aparecerá una ventana emergente con la Ficha de usuario, donde introducir los datos del nuevo perfil.

En este caso son de especial importancia los campos del apartado Acceso de usuario, hacia el final de la ficha. Aquí es donde configuraremos los roles que tendrá cada perfil.

Es importante recordar que, además del rol en LMS, tendremos que asignar otro rol obligatorio en GlobalAdmin. Y que para que un usuario pueda hacer las labores de Administrador de grupo en LMS es necesario que tenga también rol de Administrador de grupo en GlobalAdmin.

La configuración en cada caso quedaría así:

Rol

GlobalAdmin

LMS

Administrador de grupo

Administrador de grupo

Autor

Usuario

Autor

Alumno

Usuario

Organizaciones

Una vez creados los primeros usuarios, pasamos al apartado Grupos para generar las distintas organizaciones que integrarán nuestra instancia.

Posteriormente se podrán añadir nuevos Usuarios a las organizaciones, no es necesario tenerlos todos en este primer paso.

Las organizaciones son Grupos de primer nivel, en ningún caso podremos convertir un subgrupo en organización, aunque esté integrado dentro de una.

Igual que en la sección anterior, aquí nos encontraremos con una vista general de todos los grupos/organizaciones existentes. Cabe señalar que junto al nombre de cada uno veremos tres columnas que nos indicarán:

El número de Subgrupos que tienen
La cantidad de Usuarios registrados en cada uno
Si el grupo es o no una Organización. Esta columna es importante para ver de forma rápida si la funcionalidad está activada.

Al hacer clic en el botón + Nuevo Grupo nos aparecerá una ventana emergente con la Ficha de grupo, donde introducir los datos de configuración. Hay dos campos especialmente importantes a la hora de crear una organización:

Es una organización: el flag que aparece al comienzo de la ficha, debemos marcarlo como activo (On) si queremos que el grupo tenga acceso a todas las funcionalidades de Organización. Si olvidamos hacer esto al crear el grupo, no es necesario generarlo de nuevo.

La función de Organización se puede activar y desactivar en cualquier momento, sin que suponga la pérdida de los catálogos de contenidos que hayamos creado. Para ello debemos buscar el grupo en la herramienta y hacer clic en él para entrar a su Página de perfil. Dentro de ella veremos varias pestañas en la parte central, iremos a la de Detalles. Y haremos clic en el botón Editar Detalles para acceder a la Ficha de grupo, y así poder modificar el flag.
Administradores de grupo: este campo nos mostrará un desplegable con todos los usuarios existentes en la instancia que tengan rol de Administrador de grupo. Es aquí donde podremos seleccionar los que queremos que se encarguen de las tareas de administración de cada grupo. Puede ser uno o varios, e igual que la función anterior, se puede modificar cuantas veces quiera y añadir o suprimir usuarios.

Podremos crear cuantas organizaciones queramos en nuestra instancia, y dentro de ella otros Subgrupos. Una vez generada, tendremos que añadir los usuarios, Autores y Alumnos, que queremos que formen parte de ella.

Un mismo usuario puede pertenecer a organizaciones distintas.

No es necesario añadir los Administradores de grupo, porque ya los hemos asignado como parte de la organización en el campo correspondiente de la Ficha de grupo.

Crear una organización nos permitirá:
- asignarla a los Catálogos de contenidos que queramos.
- asociarla a nuevas Convocatorias, e inscribir a sus miembros en ellas.
- acceder a los Informes de sus miembros.