Lista de espera en Eventos

Esta funcionalidad facilita la inscripción de usuarios en este tipo de contenidos y manejar el aforo máximo. A partir de ahora podemos establecer una capacidad máxima para la sala, física o virtual. Cuando se supere esa capacidad el usuario podrá apuntarse a una lista de espera para conseguir plaza en el momento que alguien se desinscriba. Las listas de espera se pueden gestionar desde las convocatorias de evento de forma manual, o automática respetando el orden de cola.

La lista de espera es una funcionalidad gestionada por Administradores y Administradores de grupo.

Activar la lista de espera

Al crear o editar una convocatoria de evento en menú Detalles vemos una opción llamada Aforo máximo. Al marcar este flag activamos la funcionalidad, y se desbloquean dos opciones debajo.

En la caja de texto Aforo máximo indicamos el número de usuarios que podrán asistir al evento como máximo, es decir, el límite de capacidad de la sala. Cuando se sobrepase ese límite los nuevos usuarios entrarán directamente a la lista de espera, guardando un orden por fecha de inscripción.

Marcando el flag Reserva de asiento automática activamos la opción de gestión automática para que el sistema asigne directamente las plazas por orden de inscripción, sumando a los usuarios en lista de espera cuando se liberen plazas. Si este flag está desactivado la asignación de asientos debe ser aprobada por el Administrador, es decir, el usuario solicita su plaza y se queda en espera de que el Administrador lo apruebe manualmente, como vemos a continuación.

Gestionar la lista de espera

La gestión de la lista de espera se hace desde la sección de Inscripciones dentro de la convocatoria. En la lista de alumnos vemos dos nuevas columnas.

La columna Asientos indica la plaza del usuario en el evento:

Sí: el usuario cuenta con una plaza asignada en el Evento.
No: el usuario todavía no ha solicitado plaza, o se ha rechazado su solicitud.
Solicitado: el usuario ha solicitado asiento y:
- está a la espera de que el Administrador lo apruebe (asignación manual)
- está a la espera de que se libere una plaza (asignación automática, aforo completo)

Los estados de asiento están directamente ligados al tipo de inscripción, para cambiar el estado debemos cambiar el tipo de inscripción. Es decir:

Si inscribimos a un alumno como Obligatorio u Opcional es necesario que tenga plaza en el evento, por lo tanto el estado será Sí.
Si inscribimos a un alumno como Recomendado empezará con el estado No. Cuando solicite asiento pasará a Solicitado, y el Administrador tendrá que cambiar su tipo de inscripción a opcional u obligatorio para asignarle el asiento.
En el caso de una Convocatoria Pública los alumnos no aparecen en la lista hasta que solicitan la inscripción. Cuando lo hagan aparecen como Recomendados y tendremos que asignarles asiento de la misma forma.

La asignación de asientos (cambio de estado) sólo se puede hacer de forma Directa, no en Grupo, para evitar conflictos en la gestión.

Si la Reserva de asiento automática está activada, será el sistema quien cambie el tipo de inscripción automáticamente cuando el alumno solicite asiento, de Recomendado a Opcional. Si el Aforo máximo del evento está lleno, mantendrá al alumno como Solicitado a la espera de que uno de los inscritos se dé de baja. La asignación de asientos se hace por orden de inscripción en la lista de espera, que podemos ver en la nueva columna Fecha de solicitud.

Si la Reserva de asiento automática está activada, y el Administrador le quita manualmente el asiento a uno de los alumnos, o lo elimina de la convocatoria, el sistema asigna el asiento libre al siguiente en la lista de espera.

En la parte de arriba junto al encabezado Estudiantes inscritos podemos ver el número de asientos que quedan libres, o si el evento está Sold out. Este indicador también aparece en el menú para Inscribir estudiantes.

¿Que pasa si intentamos inscribir como obligatorios u opcionales a más estudiantes de los asientos que queden libres? El sistema inscribe sólo a los primeros de la lista hasta llenar al aforo, quedando fuera el resto, y se muestra un mensaje de error.

Para facilitar la gestión, el listado de alumnos se puede ordenar por estado de Asiento y Fecha de solicitud. Además en la herramienta de filtros podemos filtrar por estado de Asiento.

Si por ejemplo queremos ver el orden en la lista de espera, debemos filtrar por estado Solicitado y ordenar por la columna Fecha de solitud.

Inscribirse a una lista de espera

¿Cómo ve el alumno su inscripción a una lista de espera? Al clicar en el evento en el Portal del alumno, el botón de inscripción y la información cambian dependiendo del aforo disponible.

Si hay plazas libres el alumno verá un banner en verde en la parte derecha informando del número de asientos restantes, y el botón con la opción de Solicitar asiento.

Si la gestión automática está activada, se le asigna un asiento al alumno y aparece la opción de Añadir evento al calendario. También se activa la opción de Renunciar al asiento para que el alumno se desinscriba en el caso de no poder asistir.

Clicando en esta opción aparece una nueva ventana para confirmar la renuncia. Posteriormente se puede solicitar asiento de nuevo, pero se vuelve a la última posición en la lista de espera.

En caso de que no queden plazas, aparece el banner de Sold out y el botón Añadirme a la lista de espera.

Clicando en el botón el alumno entra en la lista de espera, mientras no se libere una plaza verá el botón deshabilitado con el texto Asiento solicitado. Puede salir de la lista de espera en cualquier momento clicando el enlace Cancelar solicitud.

Si la inscripción se gestiona manualmente, el alumno tendrá que esperar a que el administrador la apruebe. Mientras tanto en la ventana aparece el botón Asiento solicitado.

En el momento en que se le asigne un asiento el botón cambiará a Añadir evento al calendario y aparece también la opción para Renunciar al asiento.

Cuando un alumno está en lista de espera y se le asigna asiento, porque lo aprobó el administrador o se liberó una plaza, le llegará un aviso a la sección de Notificaciones.