Informes de Encuestas, de Respuesta Detallado y de Actividad y Conexiones

¿Cuáles son los nuevos Informes?

LC mejora la funcionalidad de la herramienta Reportes incorporando nuevos tipos de informes, que proporcionan mucha más información acerca del resultado de las formaciones y el comportamiento de los alumnos. El Informe de Encuestas nos permite acceder a un feedback detallado del alumno sobre la formación a través del resultado de un cuestionario de satisfacción. El Informe de Respuesta Detallado nos da acceso a un registro pormenorizado de todos los intentos y respuestas del alumno durante los test y preguntas del curso. Y con el Informe de Actividad y Conexiones podremos saber exactamente cuánto tiempo dedicó cada alumno a la formación y durante qué horas del día se conectó.

Estos informes, al igual que el Informe de Progreso, tienen formato CSV y se descargan a través del Histórico de Informes, pero el proceso para generarlos es distinto, como veremos más adelante.

RECUERDA, debido al volumen de datos y consultas recibidas de las distintas instancias, es necesario que la plataforma lleve a cabo la actualización de sus informes de forma diaria. Es decir, que los reportes que consultamos no muestran los resultados académicos actualizados al momento, sino en las 24 horas anteriores. La hora de corte a la que se inicia el proceso de actualización de los informes es a las 00:00 UTC (01:00 AM en la Península Ibérica, 00:00 en Canarias).

Para saber más acerca de este proceso puedes consultar el artículo que lo explica en detalle.

¿Cómo funcionan los nuevos Informes?

El Informe de Actividad y Conexiones es un registro detallado de todas las conexiones de los usuarios inscritos en una Convocatoria. Es decir, que el sistema lo genera automáticamente en cuanto hay actividad por parte de los alumnos. Por lo tanto está activado por defecto para todas las convocatorias, no es necesario configurarlo previamente.

Por el contrario, los Informes de Encuestas y de Respuesta Detallado requieren que exista en el Sprint al menos una actividad xAPI, de tipo cuestionario de satisfacción o test de conocimientos, que haga preguntas al alumno y genere resultados para el informe. Por ejemplo, si concluimos el Sprint con unas preguntas para saber el grado de satisfacción del alumno con los contenidos, el Informe de Encuestas nos servirá para ver el feedback de cada alumno y en qué fecha ha contestado. O si añadimos una prueba final para evaluar lo que el alumno ha aprendido, el Informe de Respuesta Detallado nos mostrará además si las respuestas han sido correctas o no, y el número de intentos.

Por este motivo es importante que las actividades utilizadas tengan el formato xAPI adecuado y estén debidamente configuradas como un cuestionario o test. De no ser así, el informe no podrá generar ningún resultado.

Configurar los Informes de Encuestas y Respuesta Detallado

Una vez que disponemos de la Actividad xAPI debidamente editada y configurada, nos logueamos en el portal con nuestro usuario y entramos a la Gestión Formativa.

La actividad xAPI puede ser añadida al Sprint tanto por un usuario con rol de Administrador, como por un Autor o Validador. Pero sólo el tipo Administrador podrá generar los informes, ya que para ello es necesario entrar a la convocatoria.

En el apartado de Formación, buscamos en la lista el Sprint que queramos, o creamos uno nuevo, y clicamos en él para entrar al Editor.

Recuerda que no se pueden añadir o editar actividades si el Sprint está publicado. Para ello debemos despublicarlo en primer lugar.

Clicando en el botón + Nueva Actividad seleccionamos la Actividad SCORM/xAPI, y clicamos en Crear una nueva actividad. También podemos elegir la opción Explorar si queremos importar de la Librería una actividad ya utilizada anteriormente, pero recuerda que debe ser compatible con una encuesta o test.

En la ventana emergente, además de importar el archivo xAPI y otras opciones de configuración, veremos un nuevo apartado llamado Informes. Este es el flag que debemos marcar si queremos consultar el Informe de Encuesta o de Respuesta Detallado a partir de los datos que genere esta actividad. Si dejamos el flag desmarcado, el sistema no nos dará opción a descargarlo, aunque siempre podemos volver a editar la actividad y activarlo. Elegimos una de las dos opciones y clicamos en √ GUARDAR para aplicar la configuración.

Las opciones de cuestionario de satisfacción (Encuesta) e informe de respuesta son excluyentes, es decir, sólo se puede elegir una de las dos.

Al hacerlo, la otra se desvanecerá automáticamente. Para poder cambiar, antes debemos desactivar la que hayamos elegido.

¿Cómo generar los Informes?

Una vez que hayamos creado y publicado correctamente nuestro Sprint, y convocado a los alumnos, podremos comenzar a consultar los nuevos informes.

RECUERDA que los informes se generan cada día a las 00:00 UTC. Para consultar los resultados hasta una fecha determinada, debemos esperar al menos hasta el día siguiente.

Si por ejemplo hemos creado la convocatoria hoy mismo, aunque los alumnos ya hayan participado en la formación, no podremos consultar los resultados hasta el día siguiente.

Informe de Encuestas

Para generar un Informe de Encuestas debemos entrar una vez más en el Editor del Sprint, pero en esta ocasión clicamos en la pestaña Convocatorias de la parte superior, para seleccionar la convocatoria de la que queramos obtener los resultados.

Dentro de la convocatoria vamos a la pestaña Actividades, en la lista buscamos la actividad de la que queramos obtener el informe y clicamos en ella.

Se despliega un menú lateral con los datos de progreso de los usuarios en la actividad seleccionada. Clicando en el botón REPORTES veremos los tipos de informes que podemos generar a partir de estos datos, en este caso seleccionamos la opción Resultado encuesta satisfacción. Una ventana emergente nos indicará que el informe se está generando y que debemos ir al Histórico de Informes para descargarlo.

Si al clicar en el botón REPORTES no aparece la opción Resultado encuesta satisfacción, es muy probable que la actividad no esté configurada correctamente y no haya generado los datos necesarios. Pruebe a revisar el fichero xAPI y volver a crear la actividad.

Para descargar el informe generado, volvemos a la interfaz general de la Gestión Formativa y seguimos la ruta:

Clicamos en la pestaña Reportes en la parte superior.
Entramos en la sección Histórico de informes en la columna de la derecha.
En la lista de informes generados, el nuestro debería aparecer en los primeros lugares con el encabezado Resultado encuesta de satisfacción. Podemos comprobarlo revisando el nombre del Sprint y la convocatoria entre paréntesis, el usuario que lo ha solicitado y la hora de creación. Clicando en el botón DESCARGAR INFORME se descarga a nuestro equipo un fichero en formato CSV.

Si el informe solicitado no aparece en la lista o su estado es En progreso, todavía está siendo generado por el sistema. Dependiendo del tamaño de la convocatoria este proceso puede tardar unos minutos, espere y vuelva a intentarlo más tarde.

Al abrir el archivo CSV con cualquier aplicación compatible, veremos la lista de entradas, una por cada respuesta de cada usuario a las preguntas de la encuesta. Los campos que refleja este informe son:

Estado del usuario.
Estado de inscripción en la convocatoria.
ID y nombre del Sprint.
ID y nombre de la Convocatoria.
ID y nombre de la Actividad.
Enunciado de la pregunta.
Enunciado de la respuesta elegida.
Fecha y hora de la respuesta.

Informe de Respuesta Detallado

Para generar un Informe de Respuesta Detallado el proceso es el mismo que el anterior. Entramos a la Convocatoria, y en la pestaña Actividades clicamos en la actividad xAPI que contenga el el test o cuestionario del que queremos obtener los resultados.

Clicando en el botón REPORTES en este caso veremos dos nuevos tipos de informes, Preguntas y respuestas e Informe agregado de respuestas. La diferencia entre ambos es que el Informe de Preguntas y respuestas ofrece un registro más detallado, mostrando todos los intentos de respuesta por cada usuario. Por su parte el Informe agregado de respuestas simplifica los resultados, mostrando sólo el porcentaje global de respuestas correctas e incorrectas para cada pregunta.

Una vez que la ventana emergente nos indique que el informe se está generando, una vez más vamos a la pestaña de Reportes, y en el apartado Histórico de informes buscamos nuestro informe en la lista con el encabezado Preguntas y respuestas o Informe agregado de respuestas. Lo descargamos al equipo con el botón DESCARGAR INFORME. El Informe de Preguntas y respuestas tendrá los siguientes campos:

ID y nombre de usuario.
Estado de usuario y de inscripción en la convocatoria.
ID y nombre del Sprint.
ID y nombre de la Convocatoria.
ID y nombre de la Actividad.
Enunciado de la pregunta.
Número de intento.
Enunciado de la respuesta.
Resultado del intento.
Puntuación obtenida.
Fecha y hora del intento.

En el caso del Informe agregado de respuestas se simplifica en:

ID y nombre del Sprint.
ID y nombre de la Convocatoria.
ID y nombre de la Actividad.
Enunciado de la pregunta.
Porcentaje de respuestas correctas e incorrectas.

Informe de Actividad y Conexiones

El Informe de Actividad y Conexiones, como explicamos anteriormente, no está ligado a ninguna actividad en concreto sino a la convocatoria en general. Por eso en este caso debemos ir a un apartado distinto para generarlo. Una vez más entramos a la Convocatoria y seguimos la ruta:

En la parte superior clicamos en la pestaña Alumnos.
En la columna de la derecha elegimos la sección Resumen progreso.
Clicamos en el botón REPORTES y seleccionamos la opción Detalle de conexiones.

Una vez más la ventana emergente nos confirma que el informe se está generando, vamos al Histórico de informes y lo buscamos en la lista con el encabezado Detalle de conexiones. Descargamos el CSV y veremos que tiene los siguientes campos:

ID, nombre de usuario y nombre completo.
Estado de usuario y de inscripción en la convocatoria.
ID y nombre del Sprint.
ID y nombre de la Convocatoria.
Fecha y hora de inicio de la sesión.
Fecha y hora de fin de la sesión.
Duración de la sesión.