Integración con Microsoft Teams
Learning Cloud ofrece una completa integración con la aplicación de mensajería Microsoft Teams, ampliamente utilizada hoy en día en el mundo laboral, que en el caso del LMS facilita la comunicación con los alumnos y la impartición de los contenidos formativos.
¿En qué consiste la integración con Teams?
La integración de Microsoft Teams aporta una nueva herramienta a los administradores de la formación. Les permite crear y asociar una sala de chat a la convocatoria de un contenido. Así todos los inscritos en la convocatoria pasarán a formar parte de esta sala, y podrán utilizarla para comunicarse directamente entre ellos y plantear sus aportaciones, dudas, sugerencias...
Al estar asociado a la creación o edición de una convocatoria, se trata de una funcionalidad sólo accesible para usuarios con rol de Administrador o Administrador de grupo.
Cada convocatoria puede tener asociada únicamente una sola sala de chat de Teams. Sin embargo un mismo contenido puede tener varias salas de chat, tantas como convocatorias tenga.
¿Cómo se activa la funcionalidad de integración con Teams?
Esta funcionalidad está disponible para todas las instancias. No es necesario solicitar su activación a ningún agente. Aunque sí debemos configurarla previamente en el Portal del administrador, como se explica en el siguiente apartado.
Configurar la integración con Teams
Para que la integración funcione correctamente es necesario realizar algunos pasos previos en el MS Teams, concretamente obtener las IDs y asignar los permisos necesarios. El proceso está detallado paso a paso en la guía para Configurar la integración con MS Teams.
Una vez completado el paso previo en MS Teams, volvemos al LMS para activar el conector e introducir una serie de datos necesarios. Accedemos al Portal del administrador con un usuario administrador y en la Configuración entramos a la sección Conectores. Clicamos en la opción MS Teams.
Debemos activar la casilla Habilitar integración con MS Teams, al hacerlo se despliegan tres nuevos campos:
- Tenant id
- Client id
- Client secret
que debemos rellenar con nuestros datos de usuario de Teams que obtuvimos en el paso anterior. Clicamos en el botón GUARDAR en la parte superior derecha para aplicar los cambios y activar la integración.
Activar MS Teams en una convocatoria
Una vez configurada la integración, cualquier usuario con rol de administrador o administrador de grupo puede asignar una sala de chat a una convocatoria nueva, u otra ya creada.
Para los cursos, itinerarios o learning programs accedemos al menú Detalles de la convocatoria y activamos el flag Microsoft Teams.
Para los eventos es el mismo proceso, pero en este caso tenemos de dos opciones (activar una desactiva automáticamente la otra):
Crea un evento en el calendario de Teams: crea el evento sin asignar una sala virtual, podemos asignar nuestra propia URL
Crea un evento online en el calendario en Teams: creay asigna automáticamente una sala virtual en Teams, el campo del formulario se deshabilita
Recuerda que para empezar a crear convocatorias para un contenido, antes es necesario publicarlo.
Si hemos seleccionado la segunda opción, se creará una nueva sala de Teams a la que tendrán acceso todos los alumnos inscritos, además del administrador que generó la convocatoria y los formadores asignados a ella. Para más información acerca de la integración de Teams con eventos, consulta este artículo.
Acceder a la sala de chat
Tras inscribir a los alumnos en la convocatoria, estos podrán acceder a la nueva sala de chat a través del Portal del alumno.
Buscamos el contenido de entre todas las formaciones asignadas, y clicamos para acceder a él. Entramos la página principal del curso con los distintos bloques y actividades que lo integran. En la esquina superior derecha, junto a la foto de perfil, encontramos el icono de información del curso.
Clicamos en él y aparece una nueva ventana emergente con la imagen de portada, título y demás información del curso. En la parte superior vemos el botón ABRIR CANAL DE TEAMS donde debemos clicar para poder acceder al chat. Se abrirá un link en una nueva pestaña del navegador que dará la opción de abrir Microsoft Teams en el mismo navegador, o a través de la aplicación si esta está instalada en nuestro equipo.
