Integración con Microsoft Teams
Se añade una nueva funcionalidad que mejora la comunicación con los alumnos: la integración con la aplicación de mensajería Microsoft Teams, ampliamente utilizada hoy en día en el mundo laboral.
¿En qué consiste la integración con Teams?
La integración de Microsoft Teams con la plataforma de LC aporta una nueva herramienta a los administradores de la formación. Les permite crear y asociar una sala de chat a la convocatoria de un Sprint. Así todos los inscritos en la convocatoria pasarán a formar parte de esta sala, y podrán utilizarla para comunicarse directamente entre ellos y plantear sus aportaciones, dudas, sugerencias...
Al estar asociado a la creación o edición de una convocatoria, esta funcionalidad sólo está disponible para los usuarios con rol de Administrador, tanto Administrador como Administrador de grupo.
Cada convocatoria puede tener asociada únicamente una sola sala de chat de Teams.
Sin embargo un mismo Sprint puede tener varias salas de chat, tantas como convocatorias tenga.
¿Cómo se activa la funcionalidad de integración con Teams?
A partir de la nueva versión de LC 5.24 esta nueva funcionalidad está disponible para todas las instancias. No es necesario solicitar su activación a ningún agente. Aunque sí debemos configurarla previamente en nuestro portal de Gestión Formativa, como se explica en el siguiente apartado.
Configurar la integración con Teams
El primer paso antes de empezar a utilizar la integración con Teams es activar la opción en la plataforma e introducir una serie de datos necesarios. Para ello necesitamos entrar al portal de Gestión Formativa con un usuario que tenga rol de Administrador. Accedemos al apartado de Configuración haciendo clic en la rueda dentada de la parte superior derecha de la pantalla.
Esto despliega un nuevo menú lateral con todas las opciones de configuración del portal. Vamos a la pestaña General, la primera de la lista, y buscamos el apartado Integraciones.
Aquí encontramos la opción Activa integración con MS Teams, que debemos activar clicando en el flag situado a su izquierda. Al hacerlo se despliegan tres campos en blanco:
- Id del tenant
- Client Id
- Client Secret
que debemos rellenar correctamente con nuestros datos privados para que la integración funcione correctamente. Esta información la aporta exclusivamente la compañía Microsoft, y se puede solicitar siguiendo los pasos indicados en este artículo de su base de conocimientos.
Una vez activado el flag e introducidos los tres identificadores, clicamos en el botón √ GUARDAR en la parte superior derecha para guardar los cambios y activar la integración.
Activar la integración con Teams en una Convocatoria
Una vez que hayamos configurado la integración correctamente, cualquier usuario con rol de administrador puede asignar una sala de chat a una convocatoria nueva, u otra ya creada.
Para ello, en el apartado de Formación buscamos el Sprint con el que queramos trabajar y clicamos en él para acceder al Editor. Nos vamos a la segunda pestaña de Convocatorias.
Recuerda que para empezar a crear convocatorias para un Sprint, antes es necesario publicarlo.
En el caso de que queramos crear una nueva convocatoria, clicamos en el botón + CONVOCATORIA en la parte inferior y se despliega un nuevo menú lateral para configurarla.
Entre las opciones, buscamos el apartado Configuración social, donde encontramos la nueva funcionalidad MICROSOFT TEAMS. Debemos activar el flag a su izquierda para que esté disponible en la convocatoria, y clicar en el botón √ GUARDAR para guardar la configuración.
En caso de que trabajemos con una convocatoria ya creada, tenemos que modificar su configuración. La buscamos en la lista de convocatorias existentes, clicamos en el menú de tres puntos a su derecha y seleccionamos la opción Editar.
Se despliega el mismo menú lateral donde encontraremos la opción para activar la integración con Teams.
Una vez que hayamos activado la integración con la convocatoria, se creará una nueva sala de Teams a la que tendrán acceso todos los alumnos inscritos, además de el propio administrador que generó la convocatoria, como creador de la sala de chat. Por lo tanto, el usuario que cree la convocatoria debe tener activa su propia cuenta en Microsoft Teams con la misma dirección de correo que utilice para LC, de lo contrario el sistema no podrá crear la sala de chat.
IMPORTANTE: las salas de chat de Microsoft Teams tienen un límite de aforo de hasta 250 usuarios. Por este motivo si activamos la integración en una convocatoria, está tendrá un límite de inscripción de hasta 249 alumnos, contando con el propio creador de la convocatoria. La plataforma no permitirá inscribir a más usuarios por encima de este número, si el administrador lo intenta recibirá como respuesta el mensaje de error:
No se ha realizado la matriculación. Se habría sobrepasado el límite de usuarios matriculados.
Por la misma razón al activar la integración dejará de estar disponible la opción de inscribir Grupos de usuarios, para evitar posibles problemas técnicos.
Acceder como alumno a la sala de chat
Una vez que hayamos integrado Microsoft Teams en la convocatoria, e inscrito a los distintos alumnos, estos podrán acceder por primera vez a la nueva sala de chat a través del Portal del alumno.
Buscamos el Sprint concreto de entre todas las formaciones que tengamos asignadas, y clicamos para acceder a él. Entramos la página principal del curso, donde vemos los distintos bloques y actividades que lo integran. En la esquina superior derecha, junto a la foto de perfil, encontramos el icono de información del curso.
Clicamos en él y aparece una nueva ventana emergente con la imagen de portada, título y demás información del curso. En la parte superior vemos el botón ABRIR CANAL DE TEAMS donde debemos clicar para poder acceder al chat. Se abrirá un link en una nueva pestaña del navegador que dará la opción de abrir Microsoft Teams en el mismo navegador, o a través de la aplicación si esta está instalada en nuestro equipo.
El sistema registra al alumno en la sala de chat con la dirección de correo asociada a su cuenta de LC.
Por lo tanto el alumno debe tener una cuenta activa en Microsoft Teams con ese mismo mail y loguearse con ella para poder acceder a la sala de chat.