Integrar un Evento con Microsoft Teams
Con esta funcionalidad podemos crear de forma automática una convocatoria de reunión en la aplicación para asociarla al Evento. Así todos los inscritos en la convocatoria recibirán una notificación de la reunión (el Evento en sí) y podrán acceder a la videoconferencia y el chat en la fecha y hora que marquemos.
Recordemos que esta funcionalidad ya estaba disponible para los Cursos e Itinerarios, sólo que en ese caso lo que creábamos era una sala de chat permanente, ahora es una reunión puntual. La integración con Teams en los Eventos viene a sustituir, o proporcionar automáticamente, la Sala virtual que podíamos introducir al crear la Convocatoria. De hecho, como veremos más adelante, si activamos esta opción, el otro campo queda deshabilitado.
Activar la integración con MS Teams en un Evento desactiva la opción de convocar por grupos, para evitar problemas de compatibilidad.
Cómo activar la integración de un Evento con MS Teams
La creación de esa reunión en Teams para el Evento se hace de forma rápida y sencilla. Al crear una Convocatoria con el botón Nueva convocatoria, en la ficha desplegable de Detalles de la convocatoria simplemente tenemos que activar el flag Microsoft Teams situado al final.
Activar el flag de integración con Microsoft Teams hace que se desactive el campo Sala virtual, ya que la reunión creada automáticamente será donde se desarrolle el Evento.
De hecho si volvemos a entrar en los Detalles de la convocatoria, veremos en este campo aparece una URL, la de la propia reunión, que podemos seleccionar y copiar.
También podemos editar una Convocatoria ya creada, clicando en el desplegable de los tres puntos a la izquierda y seleccionando la opción Editar. Se abre la ficha de Detalles donde podremos activar o desactivar la integración con Teams.
Cuidado, al activar la integración en una Convocatoria ya creada, si habíamos introducido una URL en el campo Sala virtual esta se borrará y será sustituida automáticamente por la de la reunión. Esta acción es irreversible, por lo que no podremos recuperar la URL anterior.
De la misma forma, si desactivamos la integración la URL de la reunión creada automáticamente se borrará y no podremos recuperarla. Si volvemos a activar la integración, se creará una reunión (URL) nueva.
Cómo unirse a un Evento integrado con MS Teams
Como comentamos anteriormente, activar la integración de un Evento con Teams hace que se cree una reunión a través de esta aplicación, en la que estarán incluidos todos los inscritos en la Convocatoria. De forma automática la propia aplicación envía un correo electrónico de notificación de la reunión a todos los usuarios, a la dirección de email con la que estén inscritos en LMS. El correo incluye la URL de la reunión, y el remitente será el nombre del usuario creador de la Convocatoria en LMS. El nombre de la reunión será el título del contenido del Evento.
El usuario recibirá el mail de Teams en el momento en que lo inscribamos en la Convocatoria, junto con el mail de aviso del Evento de parte del LMS.
Cuando llegue la fecha del Evento, el alumno tiene dos vías para acceder a la videollamada. De forma externa, clicando en el enlace que recibió en el correo de notificación de la reunión de Teams. O entrar al Portal del alumno y buscar el carrusel de Eventos en la página principal. Clicando en la miniatura del Evento aparece la ventana emergente con el botón Unirse al Evento para acceder al enlace de Teams.
Si la cuenta de correo del alumno pertenece a Microsoft, al aceptar la invitación a la reunión el Evento se incorpora a su calendario de Outlook. Desde allí también podrá acceder a la reunión.
Si el alumno utiliza otro servicio de webmail, también puede incorporar el Evento a su calendario a través de un archivo ICS. Consulte este artículo para saber cómo.
Se abrirá una nueva ventana donde seguir la reunión. Si el usuario tiene instalada en su equipo la aplicación de MS Teams, el navegador le dará la opción de abrir la reunión directamente en ella.
En el Portal del alumno, una vez que se cierre el Evento este pasará a los Registros de Aprendizaje, y aunque el alumno puede volver a acceder a la ventana emergente para consultar la información y los archivos adjuntos, el botón para entrar a la reunión habrá desaparecido. Sólo podría volver a acceder a través del enlace en el correo de invitación o su calendario de webmail.
Sincronización del registro de Asistencia con MS Teams
Cómo vimos en el artículo acerca del seguimiento de Eventos, los Formadores asignados pueden llevar un registro de la Asistencia de los alumnos, entrando a la propia Convocatoria. Hasta ahora ese registro se hacía de forma manual, el Formador marcaba la Asistencia o Ausencia, e introducía la duración en minutos. Con la nueva integración esta sincronización se hace de forma automática, una hora después de concluir el evento LMS hace una llamada a la aplicación de MS Teams para obtener todos esos datos y reflejarlo en la lista. Además, disponemos de un botón en la parte superior llamado Sincronizar con MS Teams, clicando en él podemos hacer una nueva consulta al Teams. Estos datos de Asistencia se pueden editar de forma manual cuantas veces se quiera.
La sincronización de Asistencia con Teams se hace de forma puntual no continuada, es decir, se registran los datos en ese preciso instante.
Para la sincronización, LMS utiliza las direcciones de correo con las que los alumnos se han logueado en la reunión de Teams. Se registra la asistencia de aquellas que coincidan con las direcciones de correo que los usuarios tengan asociadas a su cuenta de Portal del alumno. Es decir, que si un usuario entra a la reunión con un email distinto, o simplemente como Invitado (sin email) la plataforma no podrá reconocerlo y su asistencia no quedará registrada. En ese caso el Formador tendrá que introducirla manualmente.
Para que LMS se pueda sincronizar y recibir los datos de asistencia del usuario, la opción Identificarme en los informes de asistencia debe estar activada en la configuración de su aplicación (Opciones de Teams → Configuración → Privacidad).
Esta opción viene activada por defecto. En caso de que no se pueda sincronizar con uno o varios usuarios en concreto, compruebe si tienen desactivada esta opción en su aplicación.
Convocatoria de usuarios externos
Como se puede ver en otros artículos, para poder usar MS Teams en nuestra plataforma LMS es necesario primero activar la integración en la Configuración del portal, e introducir los datos de cliente de Microsoft con nuestro servidor de empresa. Al hacer esto, todos los usuarios cuya cuenta de email pertenezca a ese servidor son considerados como internos, y los que tengan un servidor distinto (incluído @outlook.com, @google.com...) serán externos.
Esta diferencia es importante ya que afecta a la integración de MS Teams con los Eventos. Si un usuario convocado está inscrito con una cuenta de correo externa (servidor distinto):
- No podrán acceder directamente a la videollamada, tendrán que esperar a ser autorizados por alguien interno.
- No se podrá sincronizar sus datos de asistencia. Debido a la política de privacidad de Microsoft, LMS no puede obtener datos de usuarios externos a la compañía.