Seguir un Evento

Ya hemos creado el Evento en primer lugar, y después generado la Convocatoria para inscribir a los estudiantes. Ahora, ¿cómo accede el alumno a este Evento y sus recursos? ¿Cómo se le muestra en el Portal del alumno? De una forma sencilla y directa, muy similar a la de los Cursos e Itinerarios.

Recuerda que un alumno puede ser inscrito de cuatro formas distintas, dependiendo de la elegida cambiará su acceso y el banner que se muestre. Para más información puedes consultar el artículo sobre Tipos de Inscripción.

Dónde ver los Eventos

Cuando el alumno acceda a la página principal del portal puede ver los eventos en los que está inscritos repartidos a través de los distintos carruseles de estado. Se puede diferenciar la miniatura de un evento porque muestra la fecha de inicio en un cuadro de la esquina superior.

Dependiendo del estado del evento, se mostrará en uno u otro carrusel:

Formación obligatoria, si el evento ha comenzado y el alumno está inscrito de forma obligatoria
Explorar, si el evento ha comenzado y la convocatoria es pública, o el alumno está inscrito de forma opcional o recomendada
Destacados, si el evento ha comenzado y la convocatoria está configurada como destacada
Próximamente, si el alumno está convocado pero el evento todavía no ha comenzado (fecha de inicio próxma)

Para que el alumno pueda acceder a la documentación adjunta y la sala virtual, antes debe inscribirse en el evento

El propio alumno puede ver el estado de su inscripción a través de los banners en la miniatura del Evento:

si es una Convocatoria Pública o está inscrito de forma Recomendada, no aparece ningún banner
si está inscrito de forma Opcional, aparece el banner Inscrito
si está inscrito de forma Obligatoria, aparecen los banners Inscrito y Obligatorio

Cómo acceder a un Evento

Para acceder a un Evento el alumno debe loguearse con su usuario en el Portal del alumno e ir al carrusel de Eventos. Al clicar en la miniatura se abre la ventana de información, lo que se muestre dependerá de si el alumno está inscrito o no en la Convocatoria.

Si no está inscrito (Convocatoria Pública o Recomendada) podrá ver:

Imagen y Vídeo de portada, primero se reproduce el video y al finalizar queda la imagen estática
Nombre del Evento
Fechas
Dirección
Botón para Inscribirse
Descripción

Si ya está inscrito (Opcional u Obligatoria), además de lo anterior:

Tendrá acceso a la Documentación adjunta. Si clica en ella se abrirá en un visor en una nueva pestaña
El botón para inscribirse cambiará por el de Unirse al Evento, que le llevará en una nueva pestaña a la Sala virtual
A partir del lanzamiento de la versión Portal del alumno 6.13 (27 de septiembre de 2023) se ha incorporado un nuevo botón para Desinscribirse del Evento cuando sea posible. Consulta este artículo para saber más.

El visor de documentación es compatible con ciertos tipos de archivos de texto, imagen y video. Si el archivo no es compatible, se abrirá una ventana emergente para poder descargarlo al equipo.

Cómo ver Eventos pasados

El carrusel de Eventos en la página principal sólo muestra los que están Abiertos (se están desarrollando actualmente) o Planeados (iniciarán próximamente). Los que están Cerrados (que ya han concluido) desaparecen automáticamente de este carrusel, pero la Documentación y la Sala virtual siguen estando accesibles para que el alumno los consulte cuando quiera.

Para ello accedemos al Menú de usuario, clicando en nuestro icono de perfil, y vamos a la sección Registros de Aprendizaje. Aquí es donde el alumno puede consultar todos los contenidos completados y certificados conseguidos.

Si los Administradores de la plataforma excluyen al alumno de la lista de inscritos, o directamente eliminan la Convocatoria, la formación deja de aparecer en el Registro y este ya no tendrá acceso a los contenidos.

En la fila superior clicamos en el botón Eventos para ver todos los que ya se han cerrado. Seleccionando cualquiera de la lista volvemos a tener acceso a la ventana emergente de información, donde podemos consultar el enlace a la sala y los documentos.

Cómo hacer el seguimiento del Evento (formadores)

Si recordamos el proceso de creación de la Convocatoria al Evento, había un apartado donde se nos pedía asignar uno o más usuarios con rol de formador. Su papel será hacer seguimiento del Evento, puede ser que incluso impartirlo, y para ello el portal le facilita una herramienta de control.

Cuando añadimos un formador a la Convocatoria, automáticamente este tendrá acceso a ella desde su Admin Portal. Clicando en el apartado de Convocatorias verá que hay una nueva sección entre Cursos e Itinerarios, llamada Eventos. Presenta la misma interfaz de lista y el mismo contenido que para el perfil de Administrador, con la excepción de que el formador no puede crear Convocatorias ni Inscribir alumnos.

El acceso a estas Convocatorias le servirá principalmente para dos funciones:

Consultar la lista de alumnos inscritos en el interior de la Convocatoria, junto con la información del Evento clicando en el icono del cuadro con el ojo
Registrar los alumnos que han asistido al Evento

Para llevar a cabo ese registro, vamos a la pestaña de Asistencia y buscamos al alumno en la lista de convocados. Clicamos en el flag junto a su nombre y se muestran una serie de opciones en la parte superior:

Asistencia, para marcar que el alumno SÍ ha asistido al Evento
Ausencia, para marcar que NO asistió
Establecer tiempo nos da la opción además de registrar cuánto tiempo estuvo presente

Estas opciones son Acciones masivas, es decir, podemos seleccionar varios usuarios a la vez y aplicar los mismos cambios a todos. Además, si la Convocatoria tiene activada la integración con Microsoft Teams, se muestra el botón Sincronizar con MS Teams en la parte superior, para solicitar de esta aplicación los datos de Asistencia. El sistema obtiene estos datos de forma automática una hora después de la finalización del evento, pero posteriormente podemos volver a sincronizarlos o editarlos tantas veces como queramos.

Si a un usuario que esté marcado como ausente (No Asistencia) se le establece un tiempo, su estado cambia automáticamente a asistido (Sí Asistencia). Y viceversa, si se cambia su estado a ausente, el valor del campo Tiempo desaparece automáticamente.

Esto aplica también a las Acciones masivas, establecer tiempo a la vez a usuarios asistidos y ausentes, hace que los ausentes cambien a asistidos.

Para saber cómo manejar las listas de espera en los eventos, o seguir un evento con lista de espera, consulta este artículo.