Gestionar un Evento

Una vez que hemos creado y publicado nuestro Evento desde la sección de Contenidos del Admin Portal, el siguiente paso es crear una o varias Convocatorias sobre ese Evento. Es aquí donde asignamos la dirección física o enlaces web, los alumnos que van a asistir, y los formadores que van a gestionarlo.

Recuerda que para poder abrir la Convocatoria, el estado del Evento debe ser Publicado, igual que pasaba con los Cursos e Itinerarios. Si no ha sido publicado aún, o está despublicado, no aparecerá en la lista de Eventos disponibles para convocar.

Dónde crear una Convocatoria de Evento

Para crear la Convocatoria, accedemos al Admin Portal y vamos al apartado de Convocatorias. Allí veremos una nueva sección entre Cursos e Itinerarios llamada Eventos.

Presenta la misma interfaz que las otras dos, al entrar vemos un listado de las Convocatorias ya creadas, con una serie de columnas que nos muestran la información relacionada:

Nombre
Estado, puede ser:
- Abierto, si el Evento se está desarrollando en este momento
- Planeado, si el Evento está planificado para más adelante
- Cerrado, si el Evento ya ha pasado
Fechas en las que transcurre el Evento
Autor de la Convocatoria
Fecha de creación
Modificado por, el último usuario que realizó cambios en la Convocatoria
La fecha de esa Última modificación
El cuadro con el icono del ojo muestra una Previsualización de la información de la Convocatoria
El menú de tres puntos con las Opciones:
- Editar los detalles
- Eliminar, no disponible si la Convocatoria está Cerrada

También disponemos de la caja de Búsqueda, los Filtros de contenido y la posibilidad de crear una Nueva vista. Para más información sobre estas herramientas puede consultar el artículo sobre la Vista de lista.

Cómo crear una Convocatoria de Evento

Para crear una nueva Convocatoria clicamos el botón Nueva convocatoria en la parte superior de la lista.

Se despliega un nuevo menú lateral para introducir los Detalles de la convocatoria:

Nombre de la convocatoria, puede ser distinto al del Evento y sólo aparecerá en el Admin Portal
Evento sobre el que queremos crear la Convocatoria. Clicando en el desplegable se abre un nuevo menú lateral con un listado de todos los Eventos a los que tenemos acceso. Podemos usar la caja de Búsqueda para filtrar por palabras clave. Seleccionamos un Evento marcando el flag de la izquierda y clicamos en Guardar.

A partir del lanzamiento de la versión Admin Portal 6.8 (11 de octubre de 2023) se han añadido nuevas columnas de información a este menú para dar más detalles sobre los eventos: si pertenecen a algún Catálogo, el Autor, la Fecha de creación, el último usuario que lo ha Modificado, y la fecha de esa Última modificación.

Por defecto los eventos se ordenan por fecha de última modificación, pero también se pueden ordenar por nombre clicando en el encabezado de esta columna.
Dirección, si el Evento va a ser presencial podemos usar este apartado para indicar al alumno la dirección física dónde se llevará a cabo. Lo que escribamos en esta caja de texto se mostrará tal cual en la información del Evento en el Portal del alumno
Fechas, el rango de tiempo a lo largo del cual se llevará a cabo el Evento. Puede ser desde unos minutos hasta ocupar días enteros.
- En las dos primeras casillas introducimos el día y hora de inicio del Evento
- En las dos siguientes el día y hora de la conclusión. Esta debe ser siempre posterior al inicio
- Si el Evento se desarrolla durante una jornada entera, sin horas particulares de inicio o conclusión, podemos marcar el flag Todo el día

La plataforma de LMS identifica automáticamente el huso horario de nuestro Sistema Operativo, y muestra las horas en función a él. Esto quiere decir que:

si el alumno tiene un huso horario distinto, la plataforma lo adaptará. Si fijamos la Convocatoria para las 16h desde Madrid (UTC +2), un alumno en Nueva York estará citado para las 10h (UTC-4)

si cambiamos el huso horario de nuestro equipo al viajar a otro lugar, las horas de las Convocatorias también se adaptarán

Sala virtual, usa este apartado para introducir la URL de la página donde se llevará a cabo el videochat, webinar... o la sala de chat que se usará como apoyo al Evento. En el Portal del alumno se mostrará el botón Unirse al Evento, y al clicar en él el alumno accederá directamente a esa URL
Profesores encargados del Evento. Clicando en el botón Seleccione formadores se abre un nuevo menú lateral con un listado de los usuarios con rol de formador disponibles para asignarlos al Evento. Podemos usar la caja de Búsqueda para filtrar la lista. Seleccionamos uno o más formadores marcando el flag de la izquierda y clicamos en Guardar

Con esta opción damos acceso al Evento a los formadores elegidos, la Convocatoria aparecerá en su portal. Así podrán acceder a ella para ver el listado de alumnos convocados y marcar los que han asistido correctamente.

Convocatoria Pública. La inscripción a los Eventos funciona de igual forma que el resto de contenidos. Podemos marcar este flag para que la Convocatoria se haga visible a todos los alumnos del portal, independientemente de si están inscritos o no. Aparecerá en el carrusel de Recomendados para que puedan ver la información e inscribirse si lo desean

Con el lanzamiento de la versión de Admin Portal 6.3.1 (9 de agosto de 2023) se ha añadido la nueva funcionalidad de Integración con Microsoft Teams. Para saber más acerca de su funcionamiento consulta este artículo.

Próximamente está previsto implementar también la opción de añadir el Evento al carrusel de Destacados en el Portal del alumno. Cuando esté habilitada, se reseñará en este artículo.

Clicamos en Guardar para crear la nueva Convocatoria y esta se mostrará en lo alto de la lista. Para editarla o eliminarla clicamos en el menú de tres puntos de la derecha y seleccionamos una de las Opciones.

Para poder eliminar una Convocatoria debe estar en estado Abierto o Planeado. Si está Cerrado, antes debemos modificar las fechas para volver a abrirla.

Cómo Convocar alumnos a un Evento

Una vez creada la Convocatoria, la inscripción y gestión de alumnos para un Evento es más sencilla que en el resto de contenidos. Clicando ella podemos ver:

El título de la Convocatoria en primer término, junto a su estado (Abierto, Planeado, Cerrado). En segundo término se muestra el título del propio Evento, el que aparecerá en el Portal del alumno
La ficha Asistencia muestra la lista de todos los alumnos inscritos en el Evento, independientemente del tipo de inscripción. Para marcar la asistencia o no de un alumno clicamos en la casilla junto a su nombre y seleccionamos una opción. Usa los botones:
- Generar informe para descargar un informe de asistencia en formato CSV
- Sincronizar con MS Teams para obtener directamente de esta aplicación los datos de asistencia. Este botón es para hacer una sincronización manual, la plataforma ya realiza una sincronización automática una hora después de la finalización del evento
La ficha Formadores, muestra la lista de formadores asignados a la Convocatoria, los que tienen acceso a ella. Usa:
- El botón Seleccione formadores para añadir o eliminar usuarios
- La caja de Búsqueda para filtrar la lista
El botón de Inscripciones que nos lleva a la página de Estudiantes inscritos. Desde aquí podemos gestionar el listado de usuarios, y manejar la lista de espera.
El menú de tres puntos que nos permite acceder a las Opciones de Editar o Eliminar la Convocatoria

Si en la convocatoria del evento activamos la integración con Microsoft Teams, la opción de convocar por grupos deja de estar disponible.

No existe ningún botón u opción para cerrar la Convocatoria de un Evento en curso. Para hacerlo, simplemente accedemos al menú de Detalles de la convocatoria (tres puntos) y cambiamos la fecha y hora de finalización a otra ya pasada.

Si el estado de la Convocatoria es Cerrado (Evento concluido) no se puede modificar el tipo de inscripción del alumno ni excluirlo de ella.