Tutorial: Cómo crear una Multi-organización, 1ª parte

Ejemplo práctico de Multiorganización

A través de estos posts vamos a crear una multi-organización paso a paso mediante un sencillo ejemplo práctico. En nuestro caso, la instancia de Learning Cloud va a servir como plataforma de formación para la compañía constructora “Constructia”, una organización compuesta por una serie de empresas, entre las que está el estudio de arquitectura “Croquis” y la instaladora eléctrica “Lux”.

Debido a la gran variedad de actividades que lleva a cabo, su catálogo formativo es muy variado. Desde materias específicas como el manejo de aplicaciones informáticas de diseño y ofimática, o cursos de montaje y puesta en marcha de dispositivos eléctricos. A temas más comunes como prevención de riesgos laborales o rutinas de oficina y almacén.

Por ello aprovecharemos la funcionalidad de multi-organización para crear una Organización por cada una de las empresas, “Croquis” y “Lux”. Cada una tendrá sus Administradores de grupo, Autores y Alumnos, en este caso los empleados. Y posteriormente repartiremos el contenido formativo en tres Catálogos, dos específicos de cada empresa y un tercero global para los temas en común, y asignaremos cada uno a la organización que le corresponda.

Recuerda que estos dos primeros pasos del proceso (crear Usuarios y Organizaciones) los debe llevar a cabo con un usuario que tenga rol de Administrador, para tener acceso a todas las funcionalidades.

Creando los usuarios

Introducimos nuestro usuario Administrador en la Plataforma para acceder a la Pantalla de inicio con las aplicaciones.
Entramos a la herramienta Global Admin y en la sección de Usuarios creamos todos los perfiles que van a utilizar nuestra instancia, incluyendo los Administradores de cada organización, Autores de contenido y Empleados que van a cursar la formación. Importante: asignar a cada uno los roles adecuados.

Creando las Organizaciones

Dentro de Global Admin cambiamos a la sección de Grupos para crear las organizaciones. Generamos dos grupos de primer nivel:
- uno llamado “Organización Croquis”,
- y otro “Organización Lux”,
marcando el flag Es una organización. Importante: asignar los Administradores de grupo a cada organización.
Dentro de cada organización podemos crear distintos Subgrupos si por ejemplo queremos segmentar los empleados según sus funciones: “Aparejadores”, “Instaladores”, “Administradores”… Una vez tengamos la estructura definida, añadiremos los usuarios que van a formar parte de cada organización o subgrupo. Importante: no es necesario agregar a los Administradores, pero sí a los Autores, además de los Alumnos.

Recuerda que algunos Autores pueden formar parte de las dos organizaciones si van a supervisar contenido para ambas. Asimismo puede haber un mismo Administrador de grupo responsable de las dos.

Hasta aquí la primera parte de este tutorial. Para seguir configurando la multi-organización, echa un vistazo al siguiente artículo donde veremos paso a paso Cómo crear los Catálogos y Convocatorias, y consultar los Informes.