Tutorial: Cómo crear una Multi-organización, 2ª parte

Ejemplo práctico de Multi-organización

Continuamos con la segunda parte de este tutorial donde veremos la creación de una multi-organización paso a paso. Recordemos que estamos trabajando sobre una instancia de Learnign Cloud que va a servir como plataforma de formación para la compañía constructora “Constructia”, una organización compuesta por una serie de empresas, entre las que está el estudio de arquitectura “Croquis” y la instaladora eléctrica “Lux”.

Si has llegado aquí directamente, te recomendamos que antes de seguir eches un vistazo a la primera parte de este tutorial: Multiorganización, creando los Usuarios y las Organizaciones.

Creando los Catálogos

Cambiamos ahora a la herramienta LMS Admin, en la sección Configuración clicamos en Addons para acceder a la funcionalidad Catálogos.

Clicamos en el botón Nuevo Catálogo y creamos tres distintos:
- “Catálogo Croquis” para el contenido formativo de esta empresa en particular,
- “Catálogo Lux” para el de la instaladora,
- y un tercero llamado “Catálogo Constructia” que usaremos para las formaciones comunes a las dos empresas que ya mencionamos.
Con los catálogos creados, haremos clic en el menú de tres puntos de cada uno para Gestionar los autores que van a tener acceso:
- Al “Catálogo Croquis” añadiremos los responsables de formación en arquitectura de esta empresa.
- Al “Catálogo Lux” los de instalaciones eléctricas.
- Y al “Catálogo Constructia” los encargados de la formación general como administración, riesgos laborales…
- Si hemos creado algún Autor global que pertenezca a las dos organizaciones, lo asignaremos a los tres catálogos para que pueda supervisarlos.
Por último, clicamos en el mismo menú de tres puntos para Gestionar las Compañías (organizaciones) a las que irán asignadas cada catálogo:
- El “Catálogo Croquis” tendrá asignado la “Organización Croquis”.
- El “Catálogo Lux” tendrá asignado la “Organización Lux”.
- El “Catálogo Constructia” tendrá asignado las dos organizaciones, ya que va a impartir formación en común para las dos.

Creando las Convocatorias

Con la estructura de organizaciones y catálogos creados, es el momento de que los Autores comiencen a trabajar en los contenidos formativos o Cursos. Importante: hay que recordar etiquetar cada Curso con el catálogo al que pertenezcan.
Con los primeros Cursos elaborados y publicados, procedemos a convocar a los empleados para que comiencen su formación. Entrando en el portal como Administrador o Administrador de grupo, en la sección Contenidos buscamos el curso que queramos, y clicamos en los tres puntos a la derecha para Crear una convocatoria.

También podemos clicar en el botón Nueva convocatoria desde la sección de Convocatorias, y seleccionar el curso en el desplegable.
Una vez generadas, accedemos a la sección Convocatorias donde veremos la lista con todas las que hemos creado. Para asignar empleados a cada una, entramos en la convocatoria y clicamos el botón Inscripciones en la parte superior derecha.
- Podemos elegir la opción Gestionar estudiantes por grupo si queremos añadir de una tacada todos los empleados que pertenezcan a una Organización o Subgrupo en particular. Por ejemplo, para una formación general sobre riesgos laborales en instalaciones que afectaría a todos los empleados de la empresa “Lux”, buscaremos en la lista la “Organización Lux” que hemos creado y la agregaremos a la Convocatoria. Si por el contrario se trata de una formación particular sobre un nuevo tipo de cuadro eléctrico que afecta sólo a los que van a manejarlos, podemos seleccionar sólo los subgrupos “Instaladores” o “Personal de Almacén”.
Si tenemos una formación muy específica que implica a algunos empleados en particular de distintos departamentos, podemos convocar a cada uno por separado a través de la opción Gestionar estudiantes por individual. También podemos utilizarla para agregar otros empleados que no pertenezcan a los Subgrupos que hemos convocado.
Importante: si estamos utilizando un perfil de Administrador de grupo sólo podemos inscribir a los alumnos que pertenezcan a los grupos que administremos.

Para las convocatorias de Itinerarios y Learning Programs, el proceso sigue los mismos pasos.

Exportando los Informes

Con nuestro contenido publicado y los empleados convocados, podremos comenzar a consultar su progreso en la formación y los resultados que han tenido. Recuerda que cómo mínimo deben pasar 24 horas desde la publicación para poder procesar y mostrar los primeros resultados. Y que los datos que visualizaremos corresponderán al día anterior.
Debemos acceder a la sección Usuario dentro de Informes:
- Si entramos como Administrador, tendremos acceso a los datos de todos los empleados y formaciones de la corporación, es decir, a la totalidad de la instancia.
- Si simplemente queremos acceder a los datos de una empresa en concreto, por ejemplo de los empleados de “Croquis”, accederemos con el perfil de uno de los Administradores de grupo de la “Organización Croquis”.
Si por ejemplo queremos ver la evolución de las formaciones que afectan a los empleados de la empresa “Lux”, tanto las que pertenezcan al “Catálogo Lux” particular como al “Catálogo Constructia” general, accederemos con uno de los perfiles que administren la “Organización Lux”:
- En cada entrada de la lista veremos los resultados de un empleado para un curso en particular. Por lo tanto tendremos tantos resultados como empleados hayamos convocado a cada curso. Si un empleado está convocado a más de un curso, aparecerá un resultado a su nombre por cada uno de ellos.
- Para acotar la información, podemos utilizar Abrir filtros arriba a la derecha. Podremos seleccionar cualquier Grupo (organización) en concreto y limitar los resultados que se muestran. Por ejemplo dentro de la “Organización Lux” podemos acotar los resultados únicamente a los empleados “Instaladores” o “Personal de almacén”.
- Además de las columnas de datos existentes, podremos añadir otras nuevas clicando en el icono de la rueda dentada arriba a la derecha, que despliega un menú con todas las categorías disponibles. Por ejemplo, además del Estado o la Puntuación, podremos consultar el Último acceso.
Una vez tengamos los grupos de empleados y categorías de resultados que queremos consultar, podremos exportar un Informe en formato CSV. Para ello haremos clic en el botón Exportar arriba a la izquierda de la lista. A continuación vamos a la sección Historia donde aparecerá una nueva entrada con nuestro nombre de usuario y la fecha en la que hemos creado en informe. Clicamos en el icono de la nube a la derecha para descargar el informe en nuestro equipo.
Repetiremos el proceso las veces que queramos filtrando por el resto de organizaciones (“Organización Croquis”) o subgrupos (“Administrativos”, “Aparejadores”…) para obtener los informes de los distintos departamentos.