Licencias de Autor: tipos, diferencias y cómo gestionarlas

Cuando creamos un nuevo usuario en Author a través de la herramienta de GlobalAdmin, podemos asignarle cuatro roles distintos según su función: Administrador, Manager, Autor o Revisor.

Consultar estos artículos para saber qué permisos tiene cada uno y cómo se compatibilizan entre ellos.

Cada usuario al que le asignemos el rol de Autor, los encargados de crear y editar las unidades de autoría, consume una licencia de Autor. Hay dos tipos distintos: Easy y Profesional.

Licencia de autor Easy

Este modo está diseñado para expertos en contenido sin conocimientos previos de diseño. Les permite comenzar a crear contenidos profesionales desde el primer momento, eligiendo entre los temas disponibles, utilizando las estructuras prediseñadas, para que sólo tengan que enfocarse en el diseño instruccional y la creación de actividades.

Los autores pueden elegir entre una lista de bloques de contenidos por defecto que provee el tema para crear páginas y secciones, reemplazando los textos, imágenes y vídeos. Lo que se traduce en una forma ágil y sencilla de edición, preocupándose sólo por el contenido. Crear nuevas páginas y ventanas emergentes preocupándose sólo por el contenido (redactar textos, sustituir imágenes, configurar vídeos...).

Un Autor con licencia Easy no puede alterar la estructura de los bloques de contenidos prediseñados.

Licencia de autor Professional

Por contra, el modo Professional está pensado para usuarios que, sin ser expertos en diseño gráfico, sí tengan conocimientos de diseño instruccional. Autores más avanzados que necesiten hacer ajustes más concretos en la estructura del contenido. También parten de un tema, pero a diferencia del anterior tienen la libertad de añadir nuevos elementos y componentes dentro de las páginas.

Trabajan a nivel de componente, partiendo de los bloques de contenidos prediseñados pueden alterarlos, añadiendo o quitando elementos (un botón, un video, una imagen...), moverlos de posición, añadir o quitar columnas... Pero sin tener que preocuparse por el diseño gráfico y aspecto de estos componentes, que están ya predefinidos en la plataforma.

Un Autor con licencia Professional sí puede alterar la estructura de los bloques de contenidos prediseñados.

Diferencia entre licencias

Opciones de personalización Autor Easy Autor Professional

Colores del tema (esquema de colores)

Puede elegir uno de los esquemas de colores de la lista que ofrece el tema

Puede elegir entre los que ofrece el tema, o crear el suyo propio personalizado

Imágenes de fondo de páginas y secciones

Sí Sí

Modificar la estructura de las plantillas de contenido premaquetadas

Puede añadir una estructura predefinida a la página y posteriormente modificar sus elementos, añadir o borrar otros, editar y redimensionar las columnas...

Fuentes de letra (tipografía)

Puede cambiar las fuentes del tema por otras fuentes que añada en formato TTF

Crear sus propias plantillas de contenido

Debe solicitarse como servicio

Crear nuevos temas

La licencia de Autor Easy cuenta con las siguientes funcionalidades:

Añadir y eliminar páginas, popups y notificaciones al contenido
Añadir y eliminar secciones premaquetadas de las páginas y popups
Cambiar los textos, imágenes, vídeos, audios, y enlaces de los bloques de contenido añadidos
Añadir secciones con cuestionarios y actividades, y editarlos
Cambiar el esquema de colores por uno de los que provee el tema
Cambiar los criterios de completitud (navegación libre o secuencial, elementos con los que se debe interactuar...)
Cambiar los criterios de superación (criterio de cálculo de nota, nota de corte...)
Gestionar lo que sucede en ciertos los eventos de la unidad (al arrancar, al superar, al completar, al salir)
Añadir y quitar idiomas (contenidos multi-idioma)
Activar integraciones con herramientas de terceros
Guardar versiones del contenido, y recuperarlas posteriormente

A mayores de todo esto, la licencia de Autor Professional cuenta con las siguientes funcionalidades:

Añadir o eliminar del contenido estructuras más pequeñas (filas), o componentes individuales (textos, imágenes, vídeos, botones, hotspots, flipcards, acordeones...)
Cambiar, añadir y quitar columnas a una fila, así como redimensionar sus anchos
Crear y usar un un esquema de colores personalizado para el contenido

Asignar las licencias

Las licencias de Autor deben contratarse de forma específica, y tienen un coste distinto dependiendo de si son Easy o Professional.

Las licencias de Autoría ya contratadas antes de la entrada en vigor de de estos nuevos tipos, equivalen ahora a licencias Professional.

Para saber más acerca de la contratación de las licencias de Autor, por favor póngase en contacto con su Learning Consultant o KAM.

Para asignar un tipo de licencia a un Autor vamos a la sección de Usuarios y lo buscamos en la lista. Clicamos en su perfil, y en el menú lateral entramos en su ficha de Permisos de Autor.

Haciendo clic en el desplegable junto a los tres puntos puntos podemos elegir el tipo de licencia que tendrá, Easy o Professional.

El tipo de licencia que tiene un Autor se mantiene para todos los proyectos en los que trabaje. No es posible tener distintas licencias en unos y otros proyectos.

Podemos comprobar que el Autor tiene efectivamente el permiso que le hemos asignado si buscamos de nuevo su perfil y vemos el tipo de licencia entre paréntesis. Una vez hecho esto, el proceso para asignar permisos a un proyecto es el mismo que hasta ahora. Si excedemos el límite de licencias que tenemos contratadas, tratamos de asignar un tipo de licencia en el que ya hemos llenado el cupo, vemos un mensaje de alerta.

Consultar las licencias

Podemos saber en todo momento de cuántas licencias en general disponemos, y en concreto cuántas de Autor Easy o Professional, consultando la sección Informes → Licencias.

En la tabla Licencias vemos tres columnas que distinguen:

cuántas licencias de ese tipo hemos Contratado en total;
de ellas, cuántas están siendo Usadas y cuántas se encuentran actualmente Libres.

La primera fila Generales muestra todas las licencias en general, incluyendo a todos los usuarios independientemente de su rol (Administrador, Manager, Autor o Revisor). En las siguientes filas podemos ver en concreto de cuántas licencias de Autor Easy y Professional disponemos.

Hay que tener en cuenta que aunque aparezcan licencias de Autor libres, si se ha llegado al límite de licencias Generales (Autor + Administrador + Manager + Revisor) no se permite asignar licencias a nuevos usuarios, aunque aparezcan libres para los Easy o Professional. Lo que se puede hacer es asignar estas licencias de Easy o Professional libres a usuarios ya existentes, modificando su rol.

En caso de querer asignar las licencias Easy o Professional libres a un nuevo usuario, debemos previamente revocar la de un usuario existente para que quede realmente disponible. O bien contratar más licencias Generales.

En la tabla de Permisos, si clicamos en Ver usuarios junto a cada tipo de licencia, vemos un listado de los usuarios en cada categoría.

Esta opción nos lleva automáticamente a la sección de Usuarios, aplicando los filtros correspondientes. Desde aquí podemos también cambiar los Filtros, haciendo clic en el icono del embudo, para ver otro tipo de autores.