Plantillas de informes

La creación y gestión de informes de resultados académicos es una parte fundamental de la labor de los administradores de la formación. Estos informes manejan gran cantidad de datos y variantes que hacen que en muchas ocasiones tengamos que personalizarlos, acotando los resultados y categorías. El acceso recurrente a estos informes personalizados hace necesario un espacio donde poder guardar nuestras propias plantillas, con los grupos de usuarios y formaciones que queramos analizar, para que no sea necesario volver a crearlas de cero cada vez que accedemos al LMS.

Esta herramienta se denomina Plantillas, y está dentro de la sección Informes. Requiere de una activación previa, si estás interesado ponte en contacto con tu Learning Success Manager o contacto comercial.

Es accesible tanto para administradores, que podrán ver todas las plantillas existentes, como para administradores de grupo, que sólo verán las creadas por ellos mismos. Para generar una nueva plantilla de informe clicamos el botón Nueva plantilla en la parte superior.

En la ventana lateral seleccionamos el tipo de informe que queremos crear. Para este ejemplo vamos a crear un informe de Progreso - Curso, que equivale al que se genera en la sección Usuarios seleccionando distintos filtros.

En el primer paso damos un Nombre a la plantilla, y una breve Descripción de su contenido. Clicamos Continuar en la parte superior derecha.

En la siguiente página comenzamos a parametrizar el informe seleccionando qué usuarios vamos a añadir (filas del informe). Podemos elegir:

Todos los usuarios de la instancia
una Selección personalizada, si clicamos en Abrir filtros se despliega una ventana lateral con los campos de la ficha de usuario en Global Admin, para seleccionar los criterios que queramos. Los filtros añadidos se muestran como etiquetas que podemos eliminar clicando en la X

En la parte inferior seleccionamos los campos de Información de usuario que mostrará el informe (columnas del informe), podemos editarlos marcando o desmarcando la casilla. Clicamos Continuar.

Aquí vamos a seleccionar qué cursos se van a reflejar en este informe (filas del informe). De nuevo, podemos incluir Todos o hacer una Selección personalizada, clicando en Abrir filtros donde seleccionamos de entre los campos extendidos presentes en el LMS Admin.

En caso de que el curso seleccionado pertenezca a un itinerario o learning program, los resultados de esa formación también se reflejarán en el informe.

En la sección intermedia seleccionamos los campos de Información del curso que mostrará el informe (columnas del informe), marcando las casillas correspondientes.

Y en la parte inferior tenemos la opción de desglosar la información por Convocatorias. Si marcamos esta opción, los cursos que tengan varias convocatorias aparecerán en varias entradas, cada una de ellas reflejando los resultados en cada convocatoria. Si la desmarcamos, los resultados de todas las convocatorias aparecerán agrupados. Clicamos Continuar.

La última pantalla es un Resumen de todos los criterios que hemos seleccionado para revisarlos antes de proceder a crear la plantilla. Si queremos modificar alguna opción clicamos < Volver. Si todo está correcto podemos clicar en Guardar para simplemente salvar la plantilla, o Guardar y generar informe para crear también un nuevo reporte de progreso a partir de esa plantilla.

Una vez que creada nuestra plantilla, cuando queramos generar un nuevo informe simplemente volvemos a la sección Plantillas, clicamos en los tres puntos y seleccionamos la opción Generar informe. Como es habitual, el tiempo para procesarlo varia dependiendo de la cantidad de información involucrada. Cuando esté listo podemos descargarlo desde la sección Historia, al igual que el resto de informes.

Una vez creada la plantilla, la opción Editar nos permite cambiar el nombre y la descripción pero no se pueden cambiar los parámetros (usuarios, cursos). Para introducir nuevos parámetros tendremos que crear una nueva plantilla.

Recuerda que, debido al volumen de datos y consultas recibidas de las distintas instancias, la plataforma lleva a cabo la actualización de los informes diariamente, y se realiza a las 00:00 UTC (01:00 AM en la Península Ibérica, 00:00 en Canarias). Es decir, que los informes que generamos no muestran los resultados al momento sino hasta la última actualización, los datos de los alumnos que hayan participado a lo largo del día de hoy no se reflejarán hasta el día siguiente.