Inscribir usuarios usando un archivo CSV

Como hemos visto en el artículo sobre la gestión de Convocatorias, además de inscribir a los usuarios directamente en la plataforma, podemos hacerlo a través de un fichero en formato CSV rellenando correctamente los campos requeridos. En este artículo veremos cómo hacerlo y qué comandos debemos utilizar.

Esta operación es válida para los cuatro tipos de contenido: Cursos, Itinerarios, Eventos y Learning Programs.

Descargar el archivo CSV

En primer lugar debemos entrar a la convocatoria que queremos modificar. Para ello ingresamos en Admin Portal, y en el menú de la izquierda dentro de la sección Convocatorias clicamos en el tipo de contenido que buscamos. Buscamos la convocatoria en la lista, para ello podemos ayudarnos de las distintas herramientas de vista.

Entramos a la convocatoria y clicamos en el botón Inscripciones en la parte superior derecha.

Accedemos a la página donde se muestra los usuarios inscritos en la convocatoria de forma directa o través de un grupo. Clicamos en el botón Gestionar estudiantes para acceder a la opción Importar CSV.

Aquí vemos tres opciones:

Importar un CSV: arrastra el archivo hasta aquí o clica para seleccionarlo de tu equipo. La herramienta hace una lectura del archivo y muestra los resultados previos, como veremos a continuación.
Plantilla vacía: descarga una plantilla CSV vacía con los campos requeridos que hay que cumplimentar.
CSV con usuarios actuales: descarga un archivo CSV con los campos requeridos y la lista de usuarios inscritos actualmente en la convocatoria.

Podemos usar ambas opciones para descargar el CSV y empezar a editarlo.

Editar el archivo CSV

Una vez descargado el archivo CSV, lo abrimos con cualquier editor de texto, aunque es recomendable usar un editor de hojas de cálculo.

Los campos requeridos son:

#op# Operation se refiere al tipo de inscripción, recuerda que hay tres: recomendada, opcional y obligatoria.
#isMandatory# Mandatory se refiere a si la inscripción es obligatoria o no.
#user# Username es el nombre de usuario del estudiante en LMS.
#name# Name el nombre del estudiante.
#surname# Surname el apellido.
#email# E-mail el correo electrónico.

Para inscribir a un nuevo usuario debemos añadir una fila con el tipo de inscripción y sus datos separado por comas. Los valores para el tipo de inscripción son:

Tipo de inscripción Operation Mandatory Recomendada summon false Opcional enroll false Obligatoria enroll true

Los datos introducidos en el CSV (username, name...) tienen que coincidir con los datos de perfil en LMS, sino la herramienta devuelve el mensaje de error:

En el archivo CSV también podemos modificar el tipo de inscripción de un usuario existente, simplemente editando los campos Operation y Mandatory. Por ejemplo si queremos cambiar de inscripción obligatoria a recomendada, cambiamos los valores enroll por summon y true por false.

Si en el CSV están incluidos usuarios ya inscritos con el mismo tipo de inscripción, no se hace ninguna modificación en su estado. Simplemente se muestra un mensaje de advertencia:

No hay un tope máximo de entradas o filas para el archivo CSV, pero en ningún caso puede superar los 2MB de peso. Mientras se respete este límite podemos añadir todos los usuarios que queramos, en función del volumen de datos se calcula que pueden ser entre 25.000 y 28.000 registros.

Importar el archivo CSV

Una vez que hemos editado el archivo CSV con los usuarios que queremos importar, clicamos de nuevo en Gestionar estudiantes e Importar CSV. Arrastramos el archivo hasta la ventana o lo seleccionamos del equipo, y la herramienta nos muestra el resultado de la importación.

Si no aparece ningún mensaje de alerta la importación ha sido correcta. No es necesario editar ninguna de las opciones, simplemente clicamos en Importar y los nuevos usuarios aparecerán inscritos en la convocatoria.

Puede que aparezca algún mensaje de alerta en la parte superior si alguna entrada del CSV es no es correcta, el texto del mensaje nos informa de la causa:

Ninguno de los usuarios de tu CSV cumple con los requisitos para ser añadido a este contenido si todas las entradas del CSV son incorrectas. No se puede añadir o modificar ningún usuario y por lo tanto el botón Importar aparece deshabilitado.
UNHANDLED_OPERATION si el valor introducido en alguno de los campos Operation no es correcto.
USER_ALREADY_ENROLLED si el usuario introducido ya existe en la convocatoria con el mismo tipo de inscripción.
USER_NOT_FOUND si la herramienta no encuentra ningún usuario con los valores introducidos. Revisa que los datos de usuario son los mismos que los del perfil en LMS.

No es posible utilizar el archivo CSV para desinscribir usuarios.